Utskriftsvennlig versjon

Databehandleravtale


Publisert: 06.02.2018
Her finner du databehandleravtale som gjelder for alle Esite kunder. 

Bakgrunn og hensikt

Det er teknologiselskapet Interkodex AS som utvikler og drifter tjenesten Esite. Avtalen regulerer Interkodex (Databehandler) sin behandling av personopplysninger på vegne av Kunden (Behandlingsansvarlig), herunder innsamling, registrering, sammenstilling, lagring, utlevering eller kombinasjoner av disse, og rettigheter og plikter etter Personopplysningsloven (Lov av 14. april 2000 nr. 31 om behandling av personopplysninger og forskrift av 15. desember 2000 nr. 1265, Personopplysningsforskriften) og Personvernforordningen (Forordning 2016/679 - GDPR) som trer i kraft 1. juli 2018.

Avtalen skal sikre at personopplysninger ikke brukes urettmessig eller kommer uberettigede i hende.

Denne avtalen omfatter alle personopplysninger som blir behandlet ved bruk Esite webteknologi fra Interkodex.

Formål

Formålet med behandlingen er å levere tjenesten i tråd med Esite driftsvilkår, og utføre oppdrag og service på forespørsel fra Kunden. Interkodex kan ikke behandle personopplysninger til andre formål enn dette. Behandling av personopplysninger skal skje i tråd med gjeldende lover og forskrifter, denne avtalen, og Personvernerklæringen .

 

Eierskap og behandlingsansvar

Kunden er behandlingsansvarlig for data som lagres, og behandles, ved bruk av Esite webteknologi, og har selv eierskap til, og ansvaret for disse. Interkodex kan ikke under noen omstendigheter tilordnes rollen som behandlingsansvarlig for disse dataene. Det er Kunden som bestemmer formålet med sin behandling av personopplysninger og hvilke hjelpemidler som skal brukes, og som har ansvaret for at personopplysninger behandles i henhold til de krav som lover, regler og forskrifter oppstiller.

 

Interkodex sine plikter

Interkodex skal kun behandle personopplysninger etter Kundens skriftlige instruksjoner. Interkodex plikter å gi Kunden tilgang til dokumentasjon, og bistå, slik at Kunden kan ivareta sitt eget ansvar etter lov og forskrift. Kunden har, med mindre annet er avtalt eller følger av lov, rett til tilgang til og innsyn i personopplysningene som behandles og systemene som benyttes til formålet. Interkodex plikter å gi nødvendig bistand til dette.

Interkodex plikter å bistå den Behandlingsansvarlige med å etterleve kravene til å etablere et egnet sikkerhetsnivå, herunder gjennomføre nødvendige tiltak som å varsle om sikkerhetsbrudd, vurdere personvernkonsekvenser og gjennomføre forhåndsdrøftinger på Kundens forespørsel.

Interkodex plikter å utnevne en kontaktperson for Kunden, kontrollere og koordinere samsvar med denne avtalen i sin helhet, og påse at alle involverte ansatte og 3. parter er bevisst sitt ansvar for å beskytte personopplysninger i samsvar med lov, og denne avtalen.

Detaljer for kontaktpunktet skal til enhver tid være tilgjengelig i personvernerklæringen .

Interkodex forbeholder seg retten til å nekte behandling av personopplysninger som bryter med loven, og plikter å varsle Kunden om dette.

Taushetsplikt

Interkodex har taushetsplikt om dokumentasjon, personopplysninger og andre data som behandles ved hjelp av Esite webteknologi. Denne bestemmelsen gjelder også etter avtalens opphør.

 

Bruk av Underleverandører

Underleverandører er enhver tredjepart som behandler data på oppdrag fra Interkodex. Interkodex plikter på forespørsel fra Kunden å opplyse om navn og lokasjon for alle Underleverandører som er involvert ved behandling av personopplysninger.

Kunden aksepterer at Interkodex kan benytte Underleverandører både ved levering av tjenesten og behandling av personopplysninger, forutsatt at de behandler personopplysninger i tråd med denne avtalen.

Interkodex er ansvarlig overfor Kunden for enhver form for behandling Underleverandører utfører.

I de tilfeller Kunden motsetter seg bruk av en ny underleverandør skal Interkodex underrettes omgående og uten opphold. Interkodex vil enten (1) avvikle bruk av underleverandøren, (2) la være å benytte underleverandøren for Kunden sine personopplysninger, eller (3) avslutte avtaleforholdet. Ved (1) og (2) fortsetter avtalen å løpe uten endringer. Ved (3) har kunden rett på å meddele opphør umiddelbart, allerede innbetalte beløp for inneværende avtaleperiode(r) vil bli refundert.

Esite tillater integrasjon mot tredjeparts tjenester, og kan inneholde integrasjoner og linker til integrasjoner med tredjeparts tjenester, og som ikke er underleverandører. All bruk av tredjeparts tjenester, som ikke tilhører Underleverandører, inkludert, men ikke begrenset til lagring, databehandling og datautveksling, er alene regulert av avtalebetingelsene og personvernbetingelsene til tredjepart. Interkodex kan ikke under noen omstendigheter holdes ansvarlig ved bruk av slike tjenester, og Kunden skal holde Interkodex skadesløs i ethvert forhold som måtte oppstå som følge av bruken.

 

Internasjonal dataeksport

Kunden aksepterer at Interkodex og Underleverandører kan behandle personopplysninger utenfor Norge, EU og Sveits. Dette gjelder også hvor Kunden har avtalt at datalagring skal finne sted i Norge, EU, eller Sveits, men bare dersom behandling utenfor EU er nødvendig for å utføre Kundeservice eller andre tjenester på forespørsel fra Kunden. Behandling av personopplysninger utenfor Norge, EU eller Sveits, skal skje i tråd med gjeldende lover og forskrifter, Esite driftsvilkår,  Personvernerklæringen, og ellers som nødvendig for å levere tjenesten, og utføre kundeservice på forespørsel fra Kunden.

 

Kunden sine plikter

Det er Kunden sitt ansvar å vedlikeholde en oversikt over hvilke personopplysninger Interkodex behandler på vegne av Kunden.

Det er Kunden sitt ansvar å avgi skriftlige instruksjoner om hvordan personopplysninger skal behandles. Nødvendige tilganger skal kun oppgis på forespørsel. Det er Kunden sitt ansvar å forvalte tilgangene som oppgis, og tilgangene skal straks fjernes når behovet ikke lenger er tilstede.

Kunden er inneforstått med at tjenestene til Interkodex i utgangspunktet ikke inkluderer sikkerhetstiltak som er nødvendig for behandling av personopplysninger om barn, og sensitive og konfidensielle personopplysninger, som for eksempel kryptering eller fysisk separasjon, med mindre dette fremgår eksplisitt av produktbeskrivelse og/eller kontrakt. Det er Kunden sitt ansvar å implementere hensiktsmessige sikkerhetstiltak for personopplysninger som behandles ved hjelp av Interkodex sine tjenester.

Kunden garanterer at all behandling av personopplysninger som skjer i forbindelse med denne avtalen er, og fortsetter å være, i tråd med alle relevante personvernsbestemmelser, til enhver tid gjeldende lov- og forskriftsregulering, i henhold til eventuelle vedtak fattet av offentlige myndigheter i Norge og EU, og i tråd med denne avtalen.

Kunden plikter å informere sine brukere om bruken av databehandlere, inkludert Interkodex, og at personopplysninger kan bli behandlet utenfor Norge, EU, eller Sveits.

Kunden skal sende inn forespørsler som medfører behandling av personopplysninger i god tid før behandlingen skal skje, og plikter å besvare henvendelser fra Interkodex uten unødig opphold.

Behandling av personopplysninger i tråd med Kundens personvernsertifiseringer kan kun skje etter særskilt avtale.

 

Retur og destruksjon av personopplysninger

Kunden må selv eksportere data og personopplysninger ved opphør, og før siste avtaleperiode løper ut. Eksporten skal skje ved hjelp av grensesnittene som er tilgjengelig i Kundens løsning. Kunden plikter å gjøre seg kjent med disse grensesnittene. Interkodex plikter å bistå Kunden eller Kundens Partner med denne eksporten på forespørsel.

Eksport av data utover det Interkodex (med Underleverandører) sine grensesnitt muliggjør, inkludert men ikke begrenset til bruk av andre eksportformater eller eksportmetoder, skal skje for Kunden sin regning, og faktureres etter medgått tid og til gjeldende timepriser.

Kunden aksepterer at Interkodex sletter alle data ved opphør, inkludert eventuelle sikkerhetskopier, etter at siste avtaleperiode har løpt ut, og at data vil bli slettet etter de retningslinjer og prosedyrer som Interkodex (med underleverandører) til enhver tid fastsetter.

Interkodex vil ikke innestå for tap av data som skyldes at eksport av data ikke er gjennomført før utløpsdato for tjenesten(e).

 

Sikkerhet

Interkodex (med underleverandører) plikter å implementere og vedlikeholde nødvendige tekniske og organisatoriske tiltak som stilles etter til enhver tid gjeldende lover, regler og forskrifter, for å beskytte mot tap av personopplysninger som skyldes utilsiktet eller ulovlig destruksjon, utilsiktet tap eller endring, urettmessig formidling eller tilgang (avvik), så langt det er praktisk gjennomførbart og i Interkodex sin kontroll. Slike tiltak skal hensynta tilgjengelig teknologi, og kostnaden ved implementering for å oppnå et hensiktsmessig sikkerhetsnivå sett i forhold til behandlingen av personopplysningene, og naturen av dataene som er lagret.

Fysisk adgangskontroll

Interkodex skal implementere nødvendige tiltak, selv eller ved bruk av en tredjepart, for å forhindre fysisk tilgang. Dette inkluderer, men er ikke begrenset til bruk av sikkerhetspersonell, og bruk av sikre bygninger og lokasjoner, for å forhindre uvedkommende fra å få tilgang til personopplysninger.

Systemadgangskontroll

Interkodex skal implementere hensiktsmessige tiltak for å forhindre at personopplysninger behandles urettmessig.

Backup

Backup foretas i tråd med Avtalevilkår for Esite. For tjenester som spesifikt ikke inkluderer backup står Kunden selv ansvarlig for å besørge hensiktsmessig backup. 

 

Avvik

Enhver bruk av informasjonssystemer i strid med Interkodex sine rutiner, Kundens instrukser, Personvernlovgivningen eller GDPR, skal håndteres som et avvik. Interkodex skal varsle Kunden ved avvik så snart Interkodex får kunnskap om det, og om nødvendig samarbeide med Kunden om å avhjelpe avviket. Kunden har selv ansvar for at avviksmelding sendes Datatilsynet.

Varselet til Kunden skal som minimum inneholde en beskrivelse av avvikets natur, kontaktinformasjon til kontaktpunkt hos Interkodex, en beskrivelse av mulige konsekvenser, og en beskrivelse av tiltak som er iverksatt, eller planlagt iverksatt, for å lukke avviket og begrense konsekvensene.